Managementassistent Bestuursdienst

Functie

Als Managementassistent Bestuursdienst werk je intensief samen met drie collega’s op het secretariaat van de Bestuursdienst. Je werk bestaat voor een belangrijk deel uit administratieve taken (bestellingen, correspondentie, verspreiding van stukken). Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de jaarplanning van de studiedagen van het College van Bestuur( CvB) en directeuren, de teamdagen van het CvB en externe bestuurlijke overleggen. Ook ondersteun je de directeur en het managementteam van de Bestuursdienst. Denk bijvoorbeeld aan agendabeheer, email afhandeling, planning en voorbereiding van teamdagen van de Bestuursdienst en alle andere voorkomende werkzaamheden. Uiteraard werd je hierin nauw samen met de collega’s van het secretariaat en fungeren jullie als elkaars back-up .

Een afwisselende, uitdagende en dynamische functie waar je veel contact hebt met collega’s binnen de Bestuursdienst, maar ook daarbuiten. Je bent in staat om voortdurend te anticiperen op in en externe ontwikkelingen en je speelt handig en flexibel in op veranderingen. Je doet dat door mee- en vooruit te denken, integraal te werken en door jouw actieve deelname aan bestuursdienst brede activiteiten, zowel werkinhoudelijk als sociaal. Maar we horen natuurlijk ook graag of jij hier andere ideeën over hebt. Dit is een uitstekende functie om jezelf de komende jaren verder te ontwikkelen in de rol van (senior-) Managementassistent.

Jouw profiel

Wij willen natuurlijk graag dat jij succesvol wordt in jouw nieuwe baan. Daarvoor zijn een aantal aspecten van belang:

Je beschikt over denk- en werkniveau dat past bij het hoger onderwijs;

Je hebt ervaring in een (liefst) soortgelijke, functie in een complexe organisatie;

Je beheerst Nederlands en Engels op zakelijk niveau, in woord en geschrift;

Je bent digitaal vaardig en je hebt ervaring met verschillende (MS) office programma’s;

Je bent communicatief sterk en ideeën en meningen op een heldere en correcte manier overbrengt (mondeling en schriftelijk);

Je richt je op het realiseren van resultaten en het behalen van doelen. Hierin houd je ook rekening met prioriteiten;

Je toont jouw creativiteit en je bent altijd bereid te zoeken naar nieuwe oplossingen;

Je werkt systematisch, effectief en organiseert dit efficiënt, de voortgang van taken en activiteiten bewaak je en je neemt zo nodig actie;

Je draagt bij aan het gezamenlijke resultaat, door de samenwerking te zoeken en collega’s te ondersteunen.

Over de Bestuursdienst

De Bestuursdienst is een eenheid in het hart van de bestuurlijke organisatie van de HU, opererend vanuit het Science Park Utrecht (Uithof). De dienst is verantwoordelijk voor de secretariële, bestuurlijke, organisatorische en adviserende ondersteuning ten behoeve van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Medezeggenschap. Belangrijke aspecten hierbij zijn horizontale verbindingen opzoeken binnen de dienst, eigenaarschap, teamgericht werken en professioneel handelen. Je wordt van harte uitgenodigd hieraan een actieve bijdrage te leveren. De Bestuursdienst werkt nauw samen met de Instituten, Kenniscentra en HU Diensten. Een positief werkklimaat staat hoog in het vaandel.

Contracting done via YACHT broker partner